1. Introducción 

Las directivas, empleados y demás personas vinculadas a PRACTYCOINS S.A.S. de sociedad en Colombia  (en adelante la “Compañía”) son conscientes de la necesidad de adoptar los controles necesarios y  suficientes para evitar que en el desarrollo de sus actividades la Compañía pueda ser utilizada para el  Lavado de Activos, el Financiamiento del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de  Destrucción Masiva, por lo que, a través de este documento, se establecen las políticas, procedimientos  y disposiciones a las cuales deberá ceñirse su actividad para tales efectos, ajustándose en todo momento  a los preceptos que regulan la materia y que le son aplicables. 

Para tal efecto, ha tenido en consideración las instrucciones impartidas por la Superintendencia de  Sociedades a través del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica (modificado por las Circulares Externas  No 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y No 100-000004 del 9 de agosto de 2021), por medio de  las cuales se indica el procedimiento que deberán seguir las Compañías sujetas a su inspección, vigilancia  y control, para prevenir, detectar, controlar y reportar Operaciones Sospechosas que puedan estar  vinculadas con el LA/ FT/FPADM. 

Así las cosas, el presente Manual tiene por objetivo implementar el modelo que utilizará para evitar que  la Compañía pueda ser utilizada para el desarrollo de actividades delictivas relacionadas con el  LA/FT/FPADM. El Manual contiene las medidas orientadas a evitar que en la realización de cualquier  operación de sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o  aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas. 

Las presentes disposiciones se aplicarán íntegramente a sus accionistas, administradores, empleados y  demás Contrapartes según aplique, en el desarrollo de las actividades propias de su objeto social y  constituye el marco mínimo de actuación frente a la administración, prevención y control del riesgo de  LA/FT/FPADM. El establecimiento de políticas, procedimientos y controles será competencia de la  Gerencia, ente que aprobará esta política y será la encargada de su revisión y actualización. 

2. Objetivos 

Objetivo general. El objetivo principal del Manual SAGRILAFT, es prevenir y minimizar la posibilidad de  que PRACTYCOINS S.A.S. sea utilizada como instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes o  dineros producto de conductas delictivas, así como, mitigar el riesgo de fraude, soborno y corrupción. 

Objetivos específicos. Puntualmente se fijan los siguientes objetivos: 

• Evitar que PRACTYCOINS S.A.S., sea vinculada en actividades de Lavado de Activos y Financiación del  Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, por parte de  personas pertenecientes a los grupos de interés de la Empresa.
• Identificar y reportar aquellas actividades que potencialmente constituyan o tengan como finalidad  el LA/FT/FPADM y que puedan comprometer su gestión. 
• Aunar esfuerzos con las instituciones y empresas públicas y privadas que sean del caso, para lograr  una cooperación efectiva en la prevención del SAGRILAFT. 
• Identificar y monitorear los riesgos asociados a las actividades delictivas del Lavado de Activos  Financiación del Terrorismo y La Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva,  que pueden impactar la estabilidad de la Compañía o la continuidad de los negocios. 
• Crear una cultura de prevención y autocontrol, al interior de la Compañía y desarrollar el espíritu de  colaboración con las autoridades competentes que investigan los delitos de lavado de activos y  financiación del terrorismo, canalizando organizadamente la información. 
• Prevenir ser multados o sancionados por incumplimiento de las normas relacionadas con el  Autocontrol y Gestión de Riesgos Integrales de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la  Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. 

3. Revisión de la política 

Como mínimo cada 12 meses, se revisará la Política contra los delitos financieros y la aplicación de sus  requisitos por parte de la empresa, así como la formación de las personas pertinentes, con el fin de  garantizar que todo sea coherente con las mejores prácticas de lucha contra el blanqueo de capitales y  la legislación aplicable. 

Se revisará y aprobará esta Política contra la Delincuencia Financiera al menos una vez al año o cuando  se produzcan actualizaciones significativas. 

4. Definiciones 

Para todos los efectos atinentes a este Manual, los términos que a continuación se relacionan deberán  entenderse de acuerdo con el siguiente previsto: 

• Activo Virtual: Bienes fungibles susceptibles de valoración. 
• Activos: es un recurso económico presente controlado por la Compañía como resultado de  sucesos pasados. 
• Área Geográfica: Es la zona del territorio en donde la Empresa desarrolla su actividad.
• Accionistas: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero,  en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a PRACTYCO SAS. a cambio de cuotas, partes  de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen las leyes  colombianas. 
• Practyco: Es la plataforma que cuenta con productos y servicios desde un entorno presencial y  remoto para la compraventa y transferencia de activosintangibles en el territorio nacional o entre  diferentes territorios. 
• Beneficiario Final: Es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un  cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s)  persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona  jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica  los siguientes: 

o Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la  persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o 

o Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o  indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la  persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos,  utilidades o Activos de la persona jurídica; 

o Cuando no se identifique alguna persona natural en los puntos inmediatamente  anteriores, la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista  una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de  gestión o dirección de la persona jurídica. 

• Circular Externa o Circular: hace referencia al Capítulo X de su Circular Básica Jurídica de la  Superintendencia de Sociedades de Colombia (Circular Externa No. 100-000016 del 24 de  diciembre de 2020). 
• Contraparte: Es cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos  comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son  contrapartes los asociados, colaboradores, clientes, contratistas y proveedores de Productos de  la Empresa. 
• Debida Diligencia: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para la vinculación  de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones.
• Debida Diligencia Intensificada: es el proceso mediante el cual la Compañía adopta medidas  adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio,  operaciones, Productos y el volumen de sus transacciones. 
• Empresa: Es la sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera  supervisada por la Superintendencia de Sociedades. 
• Financiamiento del Terrorismo o FT: Es el delito regulado en el artículo 345 del Código Penal  colombiano (o la norma que lo sustituya o modifique) como “El que directa o indirectamente  provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o  recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o  sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la  ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales  o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y  multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales  vigentes”. 
• Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva o FPADM: Es todo acto que  provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición,  posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte,  trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes  nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable. 
• Factores de Riesgo LA/FT/FPADM: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo  de LA/FT/FPADM para la Compañía. Son identificados teniendo en cuenta a las Contrapartes, los  Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones, entre otros. 
• GAFI: es el Grupo de Acción Financiera Internacional. Grupo intergubernamental creado en 1989  con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA, el FT y el FPADM. 
• GAFILAT: es el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, organismo de base regional del  GAFI, creado en el año 2000 y en el cual hace parte Colombia. 
• Ingresos Totales: Son todoslosingresosreconocidos en el estado del resultado del periodo, como  principal fuente de información sobre la actividad financiera de una Empresa para el periodo  sobre el que se informa. De acuerdo con los criterios de revelación estos incluyen: Ingresos de  Actividades Ordinarias, otros ingresos, ganancias (otras partidas que satisfacen la definición de  ingresos pero que no son Ingresos de Actividades Ordinarias) e ingresos financieros. 
• Ingresos de Actividades Ordinarias: Son aquellos que se generan en el curso de las actividades  principales del negocio de la Empresa.
• LA/FT/FPADM: Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la  Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. 
• Lavado de Activos o LA: Es el delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal colombiano (o  la norma que lo sustituya o modifique) como “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte,  transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o  inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento  ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del  terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas  tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos  contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados,  fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando  de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o loslegalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen,  ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de mil (1.000) a cincuenta mil (50.000) salarios  mínimos legales mensuales vigentes”. 
• Listas Vinculantes: Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones  terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley  1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las  Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de  2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan,  relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de  terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones  Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas). 
• Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM: Es uno de los instrumentos que le permite a PRACTYCOINS  S.A.S., identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM a los  que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados. 
• Medidas Razonables: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad  para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa y su  materialidad. 
• Operación Inusual: Es la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la  actividad económica ordinaria o normal de la Empresa Obligada o, que por su número, cantidad  o características no se enmarca en las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios  en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.
• Operación Sospechosa: Es la Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y  costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo  de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características  que les otorguen el carácter de sospechosas. 
• PEP: se refiere a las personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de  cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública  nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que  pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por  delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de  planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Para el  efecto se atenderá lo dispuesto en el Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 830 de  2021. La calidad de Personas Expuestas Políticamente se mantendrá en el tiempo, durante el  ejercicio del cargo y por dos (2) años más desde la dejación, renuncia, despido o declaración de  insubsistencia del nombramiento, o de cualquier otra forma de desvinculación, o terminación del  contrato. 
• PEP de Organizaciones Internacionales: Son aquellas personas naturales que ejercen funciones  directivas en una organización internacional, tales como la Organización de Naciones Unidas,  Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, el Fondo de las Naciones Unidas  para la Infancia (UNICEF) y la Organización de Estados Americanos, entre otros (vr.gr. directores,  subdirectores, miembros de junta directiva o cualquier persona que ejerza una función  equivalente). 
• PEP Extranjeras: Son aquellas personas naturales que desempeñan funciones públicas  prominentes y destacadas en otro país. En especial, las siguientes personas: (i) jefes de estado,  jefes de gobierno, ministros, subsecretarios o secretarios de estado; (ii) congresistas o  parlamentarios; (iii) miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas  instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias  excepcionales; (iv) miembros de tribunales o de las juntas directivas de bancos centrales; (v)  embajadores; (vi) encargados de negocios; (vii) altos funcionarios de las fuerzas armadas; (viii)  miembros de los órganos administrativos, de gestión o de supervisión de empresas de propiedad  estatal; (ix) miembros de familias reales reinantes; (x) dirigentes destacados de partidos o  movimientos políticos; y (xi) representantes legales, directores, subdirectores, miembros de la  alta gerencia y miembros de la Junta de una organización internacional (vr.gr. jefes de estado,  políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía y altos ejecutivos  de empresas estatales). 
• Política LA/FT/FPADM: Son los lineamientos generales que debe adoptar la Empresa para que  esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM y losriesgos

asociados. Cada una de las etapas y elementos del SAGRILAFT debe contar con unas políticas  claras y efectivamente aplicables. Las políticas deben incorporarse en el manual de  procedimientos que oriente la actuación de los funcionarios de la Empresa para el funcionamiento del SAGRILAFT y establecer consecuencias y las sanciones frente a su  inobservancia. 

• Productos: Son los bienes y servicios que produce, comercializa, transforma u ofrece la Empresa  o adquiere de un tercero. 
• Recomendaciones GAFI: Son las 40 recomendaciones diseñadas por el GAFI con sus notas  interpretativas, para prevenir el Riesgo de LA/FT/FPADM, las cuales fueron objeto de revisión en  febrero de 2012 y de actualización en junio de 2019. El resultado de esta revisión es el documento  denominado “Estándares Internacionales sobre la Lucha Contra el Lavado de Activos, el  Financiamiento del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción  Masiva”. 
• Riesgo Operativo: es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o  inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la  ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el Riesgo Legal y el Riesgo  Reputacional, asociados a tales factores. 
• Riesgo Reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía por desprestigio,  mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de  negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. 
• Riesgo Inherente: es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los  controles. 
• Riesgo Residual: es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. 
• Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM: Es el SAGRILAFT y el  Régimen de Medidas Mínimas, en conjunto. 
• Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su  propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el  Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el  Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el  ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. 
• ROS: Es el reporte de Operaciones Sospechosas. Es aquella operación que por su número,  cantidad o características no se enmarca en el sistema y prácticas normales del negocio, de una

industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la  actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. 

• SIREL: Es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF. Es una herramienta WEB que  permite a las entidadesreportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones  establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas  del día, 7 días a la semana y 365 días al año. 
• SAGRILAFT: Es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM. 
• Señal(es) de Alerta: Se entiende por señal de alerta cualquier tipo de información, conducta o  actividad que debe llamar la atención, pues puede ser un indicio que permite detectar la  realización de una Operación Inusual u Operación Sospechosa de estar vinculadas a operaciones  de LAFT/FT/FPADM. El hecho que una operación aparezca en la lista de riesgos como las  contenidas en el presente Manual no quiere decir que la misma, por sí sola, esté vinculada con  actividadesilícitas. Es necesario estudiar cada una de las operaciones con el fin de verificar si ellas  resultan en una Operación Inusual u Operación Sospechosa dentro del giro ordinario de las  actividades del usuario. 
• UIAF: Es la Unidad de Información y Análisis Financiero, la cual es la unidad de inteligencia  financiera de Colombia, con las funciones de intervenir en la economía para prevenir y detectar  el LA/FT/FPADM. 

5. Conceptos clave y marco legislativo de la AML / CFT según GAFI 

En desarrollo de nuestra relación contractual por medio de la cual somos un agente de transferencia y a  nuestra interacción internacional, desde PRACTYCOINS S.A.S., además de la regulación nacional, hemos  decidido desarrollar las Recomendaciones del GAFI que establecen un marco global y coherente de  medidas que los países deben aplicar para luchar contra el blanqueo de capitales y la financiación del  terrorismo, así como la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. 

Los países tienen diversos marcos legales administrativos y operativos y sistemas financieros diferentes,  por lo que no todos pueden adoptar medidas idénticas para contrarrestar estas amenazas; sin embargo,  las Recomendaciones del GAFI, por tanto, establecen un estándar internacional, que los países deben  aplicar mediante medidas adaptadas a sus a sus circunstancias particulares. 

Las Recomendaciones del GAFI establecen las siguientes medidas esenciales: 

• identificar los riesgos y desarrollar políticas y coordinación interna perseguir el blanqueo de  capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación; 
• aplicar medidas preventivas para el sector financiero y otros sectores designados; • establecer las competencias y responsabilidades de las autoridades competentes (por ejemplo,  de investigación, de aplicación de la ley y de supervisión) y otras medidas institucionales;
• aumentar la transparencia y la disponibilidad de la información sobre la propiedad efectiva  información sobre la propiedad efectiva de las personas e instrumentos jurídicos; y • facilitar la cooperación internacional. 
• aplicación de procedimientos adecuados basados en el riesgo en la identificación si el cliente es  una figura pública superior. 
• tomar las medidas razonables para establecer el origen de la riqueza y de los fondos para  relaciones comerciales y transacciones. 
• obtener aprobación de la alta dirección para establecer relaciones con figuras públicas superiores. • realizar una mayor supervisión permanente de la relación comercial y las transacciones. La  prevención de lossobornos y la corrupción se consideran un riesgo emergente clave para elsector  financiero. 

6. Marco normativo 

El marco legal existente en Colombia sobre la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación  del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva tiene como finalidad  evitar que las empresas y sus operaciones y resultados, puedan ser utilizadas para dar apariencia de  legalidad a activos provenientes de actividades ilícitas. 

A continuación, se relacionan las principales normas que enmarcan las obligaciones contenidas en este  manual: 

Normas y estándares internacionales sobre LA/FT/FPADM: Colombia ha ratificado, entre otras, las  siguientes convenciones y convenios de Naciones Unidas, con el fin de enfrentar las actividades delictivas  relacionadas con el LA/FT/FPADM. A continuación, se cita el nombre de la convención, la ley aprobatoria  y la sentencia de constitucionalidad proferida por la Corte Constitucional dentro del trámite de  ratificación: 

• Convención de Viena de 1988: Convención de las Naciones Unidas Contra el Tráfico de  Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas (Aprobada por la Ley 67 de 1993 Sentencia C-176 de  1994). 
• Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo de 1999  (Aprobado por la Ley 808 de 2003 Sentencia C-037 de 2004). 
• Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas Contra la Delincuencia  Organizada (Aprobada por la Ley 800 de 2003 Sentencia C-962 de 2003). 
• Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción (Aprobada  por la Ley 970 de 2005 Sentencia C 172 de 2006).

Por su parte, el GAFI diseñó las Recomendaciones GAFI, en las cuales dicho organismo  intergubernamental instó a los países a identificar los Riesgos LA/FT/FPADM a los que se exponen sus  instituciones financieras y APNFD y, con base en ese riesgo, adoptar medidas para la mitigación de este,  con un enfoque de supervisión basado en riesgos, con medidas más flexibles y acordes con la naturaleza  de los riesgos debidamente identificados (Recomendación GAFI No. 1). 

La nota interpretativa de la Recomendación GAFI No. 1 señala que, al implementar un enfoque basado  en riesgo, las APNFD deben tener establecidos procesos para identificar, evaluar, monitorear, administrar  y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM. El principio general de un enfoque basado en riesgo es que, cuando existan riesgos mayoresse deben ejecutar medidasintensificadas para administrar y mitigar esos riesgos;  y que, por su parte, cuando los riesgos sean menores, puede permitirse la aplicación de medidas  simplificadas. En todo caso no se permiten medidas simplificadas cuando exista una sospecha de  LA/FT/FPADM. 

A su vez, la Recomendación GAFI No. 15 insta a los países a que tomen medidas para administrar y mitigar  los Riesgos LA/FT/FPADM asociados a los Activos Virtuales, para lo cual deben regular a los proveedores  de servicios de Activos Virtuales y, a fin de que se sujeten a sistemas de monitoreo efectivo, cumplan con  las Recomendaciones GAFI, entre estas, la de Debida Diligencia (Cfr. Rec. 10). 

Adicionalmente, en la Recomendación GAFI No. 28, literal b), se señala que los países deben asegurar  que las APNFD, estén sujetas a sistemas eficaces de regulación y supervisión. Esta actividad debe ser  ejecutada por un supervisor o por un organismo autorregulador apropiado,siempre que dicho organismo  pueda asegurar que sus miembros cumplan con sus obligaciones para combatir el LA/FT/FPADM. 

Finalmente, GAFI considera que para que un sistema de supervisión tenga resultados efectivos, los países  deben asegurar sanciones eficaces, proporcionales y disuasivas, ya sean penales, civiles o  administrativas, aplicables a las personas naturales o jurídicas que incumplan con las medidas para  combatir el LA/FT/FPADM, incluso a sus directores y a la Presidencia. 

Normas nacionales. Según lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995 y en el Decreto 1074 de  2015, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la vigilancia de las Empresas. 

El numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 señala que la Superintendencia de Sociedades está  facultada para imponersanciones o multas,sucesivas o no, hasta por doscientos(200) SMLMV, a quienes  incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. 

El artículo 10 de la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, señala que las autoridades que  ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control deben instruir a sus supervisados sobre las  características, periodicidad y controles en relación con la información por reportar a la UIAF, de acuerdo  con los criterios e indicaciones que se reciban de esa entidad.

El artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 regula el procedimiento para la publicación y cumplimiento de las  obligaciones relacionadas con Listas Vinculantes para Colombia, de conformidad con el Derecho  Internacional, para lo cual dispone que “El Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de  personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al  Derecho Internacional y solicitará a las autoridades competentes que realicen una verificación en las  bases de datos con el fin de determinar la posible presencia o tránsito de personas incluidas en las listas  y bienes o fondos relacionados con estas”. 

A través de la Ley 1186 de 2009, declarada exequible mediante la sentencia de constitucionalidad C-685  de 2009, se aprobó entre otros, el “Memorando de entendimiento entre los gobiernos de los estados del  Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (GAFISUD)”, por medio del cual  se creó y puso en funcionamiento el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de  Activos (hoy GAFILAT) y se determinó, como objetivo, reconocer y aplicar las Recomendaciones GAFI  contra el blanqueo de capitales y lasrecomendaciones y medidas que en el futuro adopte ese organismo. 

El artículo 7º del Decreto 1736 de 2020 establece, en su numeral 28, que es función de la  Superintendencia de Sociedades “instruir, en la forma que lo determine, a entidades sujetas a su  supervisión sobre las medidas que deben adoptar para promover la transparencia y ética empresarial en  sus prácticas de negocios para contar con mecanismos internos de prevención de actos de corrupción, al  igual que mecanismos de gestión para la prevención del riesgo de lavado de activos y del financiamiento  del terrorismo, y de financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva por parte de sus  supervisados”. 

Teniendo en cuenta la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, se hace necesario analizar el  Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, en cuanto a que este tiene como objetivo principal  profundizar el enfoque basado en riesgos, tanto en la supervisión de esta Entidad como en la creación  de políticas y matrices por parte de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y  empresas unipersonales, obligadas al cumplimiento del régimen de Autocontrol y gestión del riesgo  integral LA/FT/FPADM y reporte de operaciones sospechosas a la UIAF, y en la identificación,  segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores de riesgos y los  riesgos asociados a la probabilidad que éstas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en  actividades relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento  de la proliferación de armas destrucción masiva. 

6. Asignación de funciones a los responsables y otras generalidades 

Funciones de la junta directiva/socios o del máximo órgano social. A continuación, se relaciona un  listado mínimo de funciones que deberán ser expresamente asignadas a la Junta Directiva, Junta de  Socios, o el máximo órgano social cuando aquella no existe, según el caso: 

• Establecer y aprobar la Política LA/FT/FPADM.
• Aprobar el SAGRILAFT y sus actualizaciones, presentadas por el representante legal y el Oficial de  Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio). 
• Aprobar el manual de procedimientos SAGRILAFT y sus actualizaciones. 
• Seleccionar y designar al Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) y  su respectivo suplente, cuando sea procedente. 
• Analizar oportunamente los informes sobre el funcionamiento del SAGRILAFT, sobre las  propuestas de correctivos y actualizaciones que presente el Oficial de Cumplimiento (en caso de  que el SAGRILAFT sea obligatorio), y tomar decisiones respecto de la totalidad de los temas allí  tratados. Esto deberá constar en las actas del órgano correspondiente. 
• Analizar oportunamente los reportes y solicitudes presentados por el representante legal. 
• Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal o las auditorías interna y  externa, que tengan relación con la implementación y el funcionamiento del SAGRILAFT, y hacer  el seguimiento a las observaciones o recomendaciones incluidas. Ese seguimiento y sus avances  periódicos deberán estar señalados en las actas correspondientes. 
• Ordenar y garantizar los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios para implementar y  mantener en funcionamiento el SAGRILAFT, según los requerimientos que para el efecto realice  el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio). 
• Establecer los criterios para aprobar la vinculación de Contraparte cuando sea una PEP. 
• Establecer pautas y determinar los responsables de realizar auditorías sobre el cumplimiento y  efectividad del SAGRILAFT en caso de que así lo determine. 
• Verificar que el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) cuente con  la disponibilidad y capacidad necesaria para desarrollar sus funciones. 
• Constatar que el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) y el  representante legal desarrollan las actividades designadas en el SAGRILAFT. 

Funciones del representante legal/gerente 

• Presentar con el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio), para  aprobación de la Junta de Socios o el máximo órgano social, la propuesta del SAGRILAFT y sus  actualizaciones, así como su respectivo manual de procedimientos.
• Estudiar los resultados de la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM efectuada por el Oficial de  Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) y establecer los planes de acción que  correspondan. 
• Asignar de manera eficiente los recursos técnicos y humanos, determinados por la Junta  Directiva, de Socios el máximo órgano social, necesarios para implementar el SAGRILAFT. 
• Verificar que el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) cuente con  la disponibilidad y capacidad necesaria para desarrollar sus funciones. 
• Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento (en caso de que el  SAGRILAFT sea obligatorio) en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo del SAGRILAFT. 
• Presentar a la Junta Directiva, de Socios o al máximo órgano social, los reportes, solicitudes y  alertas que considere que deban ser tratados por dichos órganos y que estén relacionados con el  SAGRILAFT. 
• En los casos en que no exista una Junta de Socios, el Representante Legal propondrá la persona  que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio),  para la designación por parte del máximo órgano social. 
• Verificar que los procedimientos del SAGRILAFT desarrollen la Política LA/FT/FPADM adoptada  por la Junta de Socios o máximo órgano social en caso de que no exista Junta de Socios. 

Todoslos colaboradores. PRACTYCOINS S.A.S., al asignar lasfunciones y facultades, estipula lasreglas de  conducta que orientan la actuación de quienestienen tareas y responsabilidades en esta materia. Se deja  claridad de esto en las descripciones de cargos que corresponda de sus colaboradores, quienes  transmitirán estas reglas a los demás vinculados o partes interesadas. 

En todo caso, en PRACTYCOINS S.A.S., todas las áreas, deberán: 

• Cumplir las políticas, procedimientos y directrices estipuladas por la compañía para prevenir el  riesgo LA/FT/FPADM. 
• Reportar al Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) operaciones  inusuales y señales de alerta detectadas en el transcurso de sus actividades 
• Cumplir las disposiciones estipuladas en el presente Manual 
• Asistir a las capacitaciones sobre prevención de riesgo LA/FT/FPADM 
• Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales.

Todos los colaboradores en la Compañía deben considerarse con responsabilidades en el SAGRILAFT.  Mantener un rol proactivo, participativo, protagónico en la aplicación de una cultura de cumplimiento  en materia de administración de Riesgo LA/FT/FPADM. Esto es imprescindible para poder ser efectivo,  cumplir las exigencias del regulador y minimizar la posibilidad de ser un medio o mecanismos para estos  delitos. 

7. Etapas del SAGRILAFT – Mapa de riesgos 

El desarrollo de las Etapas del Modelo del presente Manual han sido elaboradas acogiendo en forma  voluntaria las instrucciones establecidas por la Superintendencia de Sociedades de Colombia a través de  su Circular Externa, bajo las directrices de la UIAF y utilizando la metodología del “Modelo de gestión del  riesgo de LAFT para el sector real” elaborado por el programa NRS “Negocios responsables y seguros”,  por iniciativa de la Certificado de Existencia y Representación, la Oficina de las Naciones Unidas contra la  Droga y el Delito (UNODC) y la Embajada Británica en Colombia, teniendo en cuenta el estándar  internacional Norma ISO 31000:2018 Gestión del Riesgo – Directrices. 

El modelo de autocontrol y gestión de LA/FT/FPADM de PRACTYCOINS S.A.S. cuenta con metodologías  de administración de riesgos conformadas por pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los  cuales se administran los riesgos de LA/FT/FPADM. Son cuatro las Etapas que componen el modelo de  prevención de LA/FT/FPADM de la Compañía: identificación, medición o evaluación, control y monitoreo. 

La elaboración de las Etapas del Modelo es el resultado de un análisis de los procesos y estructuras  internas de PRACTYCOINS S.A.S. La gestión del riesgo busca identificar y administrar losriesgos asociados  a actividades delictivas LA/FT/PADM, los cuales se han definido de la siguiente manera: i) Riesgo Legal, ii) Riesgo Reputacional, iii) Riesgo Operacional, y iv) Riesgo de Contagio. 

Cada una de las Etapas se realizará de acuerdo dispuesto en este manual y quedarán registradas en la  Matriz de Riesgos y Controles, la cual será revisada anualmente o cuando se presente la materialización  de uno de los riesgos, con el fin de evaluar la eficacia de los controles y determinar nuevas acciones si es  necesario. 

7.1. Delitos eventualmente asociados

7.2. Identificación del riesgo. 

La etapa de identificación de los riesgos de LA/FT/PADM, es un proceso continuo y permanente, que  abarca todas las áreas y procesos de PRACTYCOINS S.A.S., donde se deberá realizar un registro de todos  los posibles eventos que puedan generar situaciones relacionadas con el LA/FT/PADM relacionados  directa o indirectamente con la Compañía. 

Durante el proceso de identificación de los riesgos deben considerarse la mayor cantidad de escenarios  posibles donde PRACTYCOINS S.A.S. se pueda ver expuesta a riesgos de LA/FT/PADM. Estas  consideraciones se deberán tener en cuenta siempre que la Compañía este proyectando incursionarse  en nuevos mercados, ampliación de operaciones, nuevos productos o servicios y cualquier otra  modificación a los factores de riesgo definidos. 

Para el caso de PRACTYCOINS S.A.S., los factores de riesgo que serán sujetos para la identificación de los  riesgos de LA/FT/PADM, son los siguientes: 

7.2.1. Clientes 

7.2.2. Productos 

7.2.3. Canales 

7.2.4. Jurisdicciones 

Para efectos de la identificación de los riesgos de LA/FT/PADM, se describe lo siguiente: 

1. La clasificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM de conformidad con la actividad  económica de PRACTYCOINS S.A.S. y su materialidad. 
2. Se establece que, una vez sean identificados, individualizados, segmentados y clasificados  los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM, las metodologías para identificar el riesgo específico  de LA/FT/FPADM que puede llegar a enfrentar PRACTYCOINS S.A.S., así como otros

posibles riesgos asociados. Con base en esa clasificación y segmentación, se deben  señalar, identificar e individualizar los riesgos. 

1. Se establece que, una vez clasificados y segmentados los Factores de Riesgo  LA/FT/FPADM, las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y la  prioridad con que se deben ejecutar las medidas de Debida Diligencia. 
2. Se dispone e implementan los mecanismos y medidas que le permitan un adecuado  conocimiento, identificación e individualización de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM  que le resultan aplicables. 

Una vez desarrollado todo el procedimiento de identificación de los riesgos de LA/FT/FPADM, estos  deberán ser incluidos en la Matriz de Riesgos y Controles, donde se continuará con el desarrollo de las  demás etapas del SAGRILAFT. 

7.3. Medición o evaluación del riesgo. 

Una vez se hayan identificado los riesgos asociados a LA/FT/FPADM, se procederá a la etapa de medición  de dichos riesgos, el objetivo principal de esta etapa es hallar el Riesgo Inherente de la Compañía, lo cual  consiste en asignar a cada uno de losriesgos un nivel de probabilidad de ocurrencia y un nivel de impacto  en caso de materializarse. En cuanto a la metodología de medición de los riesgos de LA/FT/FPADM, se  establece que cada uno de los riesgos identificados deberá tener una clasificación de acuerdo a su  probabilidad de ocurrencia, la cual será determinada por sus características en niveles de 1 a 5,  dependiendo de su probabilidad de ocurrencia, de igual manera se clasificarán cada uno de los riesgos

en una escala de 1 a 5 dependiendo del impacto que pueda tener la materialización de dichos riesgos.  Una vez se hallan clasificado todos los riesgos identificados, se procederá a ubicarlos en un mapa de  calor, que se representa por un plano cartesiano, por medio del cual se podrá definir el perfil de riesgo  inherente de PRACTYCOINS S.A.S. Adicional a lo anterior se podrá encontrar en el mencionado  documento lo siguiente: 

7.3.1. Se establecen las metodologías para la medición o evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM, con el fin  de determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de  materializarse. 

7.3.2. Se incluyen mediciones o evaluaciones del Riesgo LA/FT/FPADM de manera individual y  consolidadas frente a cada uno de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM y los riesgos específicos  que fueron identificados. 

7.3.3. Se evalúa el Riesgo LA/FT/FPADM cuando incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos  Productos. 

Determinado el nivel de riesgo, se establece el nivel de RIESGO INHERENTE para cada riesgo, de forma  que dicho nivel de riesgo (severidad) se determina: 

Riesgo Inherente (RI) = Valor Probabilidad * Valor Impacto

Resultante de multiplicar los niveles de probabilidad y el impacto. El cálculo del riesgo inherente  corresponderá a la siguiente fórmula 

Los valores serán ubicados en una matriz 5 x 5 y cada uno de los cuadrantes tendrá asignado un nivel de  riesgo inherente de acuerdo con el resultado obtenido. El mayor valor posible para el riesgo inherente  será de 25. 

Los criterios anteriormente mencionados permitirán mantener una matriz bajo una metodología ISO  31000 en cuanto a una adecuada gestión al riesgo. Esta metodología define una matriz de 5×5, en donde  1 es menor y 5 es mayor. 

En razón de los resultados, se determinará entonces un mapa de calor: 

7.4. Nivel de tolerancia al riesgo SAGRILAFT 

La Junta ha definido el nivel máximo de aceptación de exposición al riesgo, medido a nivel de causas, en  su calificación residual en Nivel MEDIO, es decir, que en caso de que la calificación de cada causa después  del efecto de mitigación derivado de los controles se encuentre ubicado en una zona ALTO O EXTREMO  requiere de la ejecución de un plan de acción específico que debe ser diseñado por el Jefe de Área y/o  líder del proceso. 

7.5. Control del riesgo 

Una vez establecido el perfil de Riesgo Inherente, se deben asignar controles a cada uno de los riesgos  identificados, dichos controles tienen como objetivo disminuir la probabilidad de ocurrencia de los  hechos o el impacto de los riesgos LA/FT/FPADM, en caso de que lleguen a materializarse. 

Una vez asignados los controles a cada uno de los riesgos identificados, se evaluará nuevamente el  impacto de estos riesgos y así, hallar el perfil de Riesgo Residual de PRACTYCOINS S.A.S. 

Después de asignar controles y evaluarsise disminuye el impacto o la probabilidad de ocurrencia se debe  realizar nuevamente la medición de los riesgos identificados con los controles asignados, con lo que se  podrá hallar el Riesgo Residual, el cual siempre deberá ser menor al Riesgo Inherente, debido a los  controles asignados. Para efectos del control de riesgos se dispone lo siguiente: 

7.5.1. Se establecen las metodologías para definir las Medidas Razonables de control del Riesgo  LA/FT/FPADM. 

7.5.2. Se describe la aplicación de las metodologías a cada uno de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM. 7.5.3. Se establecen los controles y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y  Operaciones Sospechosas, con base en los Riesgos LA/FT/FPADM identificados en la clasificación,  segmentación e individualización de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM y conforme a la Matriz  de Riesgos y Controles, teniendo en cuenta que a mayor riesgo mayor control. 

7.6. Monitoreo 

Como parte del desarrollo del SAGRILAFT, se deberá realizar un seguimiento periódico y comparativo, de  por lo menos dos (2) veces al año, a los resultados obtenidos en el perfil de Riesgo Inherente y Residual,  con el fin de identificar posibles nuevos riesgos LA/FT/FPADM o mejorar los controles ya establecidos. 

Lo anterior, con el fin de mantener los Riesgos Residuales dentro de los limites trazados por la Alta  Gerencia y cumplir con el perfil de riesgo deseado, así mismo, se deberán seguir las metodologías y  lineamientos del presente manual. 

Para el efectivo desarrollo del monitoreo de los riesgos de LA/FT/FPADM, se deberán cumplir las  siguientes políticas:

7.6.1. Realizar el seguimiento periódico y comparativo del Riesgo Inherente y Riesgo Residual de cada  Factor de Riesgo LA/FT/FPADM y de los riesgos asociados. 

7.6.2. Desarrollar un proceso de seguimiento continuo y efectivo que facilite la rápida detección y  corrección de las deficiencias del SAGRILAFT. Dicha verificación y revisión debe tener una  periodicidad acorde con el perfil de Riesgo Residual. 

7.6.3. Asegurar que los controles sean integrales y se refieran a todos los riesgos y que funcionen en  forma oportuna, efectiva y eficiente. 

7.6.4. Asegurar que los Riesgos Residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por  la Alta Gerencia de PRACTYCOINS S.A.S. 

8. Elementos del sistema de prevención del LA/FT/FPADM 

La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de la Política LA/FT/FPADM y los  procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en este Manual,  y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Compañía, sus empleados,  accionistas, administradores y demás vinculados o partes interesadas. 

8.1. Diseño y aprobación 

El diseño del SAGRILAFT está a cargo de PRACTYCOINS S.A.S., para lo cual ha tenido en cuenta la  materialidad, sus características propias y su actividad, así como la identificación de los Factores de  Riesgo LA/ FT/. 

El Representante Legal y la Alta Gerencia, deben disponer de las medidas operativas, económicas, físicas,  tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento de PRACTYCOINS S.A.S. pueda desarrollar sus labores de manera adecuada. 

La Alta Gerencia será la responsable de la aprobación del SAGRILAFT cuyo proyecto debe ser presentado  por el Representante Legal. La aprobación deberá constar en el acta de la reunión correspondiente. 

8.2. Señales de alerta 

Son el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o en  prospectiva comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas producto  de la segmentación implementada de acuerdo con los factores de riesgo. Dentro de éstos se pueden  señalar hechos, situaciones, eventos, cuantías y cualquier otro tipo de información relevante, de la cual  se pueda inferir una Operación Inusual o Sospechosa. 

En el evento en que cualquier empleado, Representante Legal o accionista de PRACTYCOINS S.A.S.  detecte una de las Señales de Alerta tipificadas en este Manual, deberá informarla inmediatamente al  área de TI, de conformidad con lo establecido en el presente Manual. 

La identificación de alarmas que se realiza en este Manual es eminentemente enunciativa, por lo que, de  encontrarse eventos aquí no contemplados pero que, a juicio de una persona, deben considerarse

inusuales o sospechosos, se pondrán también en conocimiento del Oficial de Cumplimiento  LA/FT/FPADM. 

Se consideran Señales de Alerta de LA/FT/FPADM, por factor de riesgo, las que se detallan en el Listado  de Señales de Alerta, sin perjuicio que los empleados, representantes legales o accionistas puedan  identificar otras aquí no contempladas. 

A continuación, se enuncian algunas señales de alerta de Riesgo LA/FT/FPADM que PRACTYCOINS S.A.S.,  deberá tener en cuenta, dependiendo de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados, conforme  a la Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM y de acuerdo con la materialidad del Riesgo LA/FT/FPADM, sin  perjuicio del desarrollo de sus propias alertas: 

Respecto de operaciones o actividades con Contrapartes, relacionadas con: 

• Personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas; 
• Asociados o colaboradores con antecedentes judiciales de LA/FT/FPADM; y 
• Nuevos asociados que hayan sido aceptados o vinculados sin verificar previamente el origen de  los recursos que aportan. 

Respecto de operaciones, negocios o contratos que representen, tengan por objeto o involucren: • Alto volumen en efectivo sin justificación aparente; 

• Bienes muebles o inmuebles a precios considerablemente distintos a los normales del mercado; 
• Donaciones que no tengan un Beneficiario Final aparente, que no se conozca su origen o que éste  se encuentre domiciliado en país o una jurisdicción de alto riesgo; 
• Operaciones, negocios o contratos relevantes que no consten por escrito; 
• Pagos de operaciones con recursos derivados de giros internacionales provenientes de varios  remitentes a favor de un mismo beneficiario, o de un mismo remitente a favor de varios  destinatarios, sin una relación aparente. 
• Operaciones con subcontratistas que no han sido identificados. 
• Operaciones comerciales o negocios con las personas incluidas en las Listas Vinculantes. 
• Operaciones celebradas con Contrapartes domiciliadas o ubicadas en Áreas Geográficas  designadas por GAFI como no cooperantes.
• Operaciones con Productos provenientes de actividades ilegales (incluyendo, entre otros, el  contrabando); 
• Operaciones con Productos que no han sido debidamente nacionalizados; y 
• Operaciones con Productos de venta restringida que no cuenten con las debidas autorizaciones  o licencias. 

Respecto de operaciones con efectivo proveniente de, o relacionado con: 

• Países con un alto nivel de corrupción y de inestabilidad política; 
• Depósitos de efectivo en cuentas bancarias personales o de empresas a partir de fuentes sin  explicar; 
• Documentación injustificada sobre, o no correspondan con, el origen o el propietario; • Cantidad, valor o divisa no concordante con las circunstancias del portador; • Transporte oculto de efectivo; 
• Riesgo claro de seguridad en el método de transporte; 
• Transporte con costos elevados en comparación con métodos alternativos de transporte; • Facturación o ventas en efectivo no esperables en el sector económico; 
• Gran aumento de facturación o ventas en efectivo procedentes de clientes no identificables; y • Préstamos del extranjero recibidos en efectivo y en moneda local. 

Las señales de alerta son entre otros, hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores que la  experiencia en el país o en otros países ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales  se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa de lo que para PRACTYCOINS S.A.S. corresponde al giro ordinario de sus operaciones y ha determinado como normal. 

8.3. Gestión contra el blanqueo de capitales 

El proceso de blanqueo de capitales suele producirse en tres etapas. Es posible que se utilicen  transacciones aparentemente legítimas para facilitar el blanqueo en cualquiera de estas etapas:

• Colocación (también conocida como inyección o prelavado): En esta primera etapa del blanqueo  de capitales, los fondos procedentes de una actividad delictiva se introducen en el sistema  financiero, ya sea directamente o a través de otras empresas, a menudo establecimientos  minoristas. Puede ser en forma de grandes sumas de dinero en efectivo o de una serie de sumas  más pequeñas. 
• Estratificación (también conocida como apilamiento o lavado): El objetivo de la segunda etapa es  disfrazar la transacción mediante una sucesión de operaciones financieras complejas con el fin de  borrar lo másrápidamente posible todo vínculo con su origen ilícito. Losfondos pueden convertirse  en acciones, obligaciones o cualquier otro activo fácilmente negociable o transferirse entre  cuentas. 
• Integración (también conocida como reciclaje): Los complejos sistemas de integración reintroducen los fondos blanqueados en la economía mediante la compra de productos y servicios legítimos, de  forma que el dinero sucio vuelve a entrar en el sistema financiero aparentando ser fondos  comerciales normales obtenidos legítimamente. 

En caso de que cualquier persona relevante sospeche que los productos y servicios de la empresa están  siendo utilizados para transacciones ilegales o sospechosas, incluyendo, pero sin limitarse a, el  blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, la persona relevante deberá seguir los  procedimientos establecidos. 

El presente manual impone varias obligaciones: 

• La identificación de los clientes; 
• La designación de una persona responsable de la notificación de personas y transacciones  sospechosas; 
• La aplicación de sistemas y procedimientos para combatir el uso de sus servicios por parte de los  blanqueadores de capitales utilizando un sólido enfoque basado en el riesgo para mitigar losriesgos  de blanqueo de capitales y luchar contra la financiación del terrorismo. 
• Garantizar que las personas pertinentes conozcan sus obligaciones en virtud del Manual. 
• Aplicar un sólido enfoque basado en el riesgo para mitigar los riesgos de blanqueo de capitales y  lucha contra la financiación del terrorismo. 
• Prohibir los pagos a personas sancionadas según la definición de la OFSI, la OFAC, la UE y la ONU. • Notificar las discrepancias de titularidad efectiva a la empresa local, Registro;
• Llevar a cabo un proceso completo de diligencia debida con los clientes de riesgo bajo y medio. 
• Llevar a cabo una diligencia debida reforzada (EDD) con los clientes de alto riesgo, entre los que se  incluyen personas políticamente expuestas o clientes de 3rd países con regímenes débiles en  materia de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 
• Garantizar que los productos y servicios están prohibidos a las personas y jurisdiccionessancionadas • Investigar actividades sospechosas 
• Comunicar las sospechas (relacionadas con el blanqueo de capitales y/o la financiación del  terrorismo) a la Unidad de Información y análisis Financiero (UIAF) 
• Recabar, en su caso, el consentimiento de la Unidad de Información y análisis Financiero (UIAF) 

8.4. Gestión contra el financiamiento al terrorismo 

La Ley de Terrorismo define los Bienes de Terroristas como: 

• Dinero u otros bienes que puedan utilizarse con fines terroristas (incluidos los recursos de una  organización proscrita), 
•  
• Productos de la comisión de actos de terrorismo, y 
• Producto de actos realizados con fines terroristas. 

Es delito que una organización celebre o participe en un acuerdo que facilite la retención o el control  de bienes terroristas por otra persona o en su nombre: 

• Por ocultación, 
• Por expulsión de la jurisdicción, 
• Por transferencia a personas designadas, o 
• De cualquier otro modo. 

En la lucha contra la financiación del terrorismo, la empresa tiene la obligación de comunicar a las  autoridades cualquier sospecha relacionada con actividades de financiación del terrorismo. Esto apoya  los objetivos de las fuerzas y cuerpos de seguridad en relación con la financiación del terrorismo, al  permitir la incautación y/o el embargo preventivo de bienes cuando existan motivos para sospechar que

dichos bienes podrían utilizarse para financiar actividades terroristas, y privar a los terroristas de estos  bienes a medida que se establezcan vínculos entre los bienes y losterroristas o las actividadesterroristas. 

El marco de gestión de riesgos de la empresa mitiga los riesgos de financiación del terrorismo y está  aprobado por la alta dirección. Los clientes, las transacciones y los beneficiarios se examinan para  garantizar: 

• Se prohíbe a los terroristas identificados en las listas sancionadas como remitentes, beneficiarios y  Beneficiarios Finales 
• Terroristas identificados en laslistas de sancionados como beneficiarios, remitentes o beneficiarios  efectivos finales 

Las palabras clave señalan losriesgos potenciales de criminalidad, es decir, las descripciones de los pagos  se controlan en función de las palabras específicas que se detallan en el presente documento:

La empresa mitiga los riesgos de sanciones utilizando una herramienta de selección independiente  proporcionada por para identificar las coincidencias reales de la siguiente manera: 

• La base de datos de la empresa para identificar una verdadera coincidencia positiva. • La cuenta de cliente durante la incorporación. 
• La transacción como parte del procesamiento inicial del pago: comprobación del ordenante, el  beneficiario y las jurisdicciones. 

8.5. Gestión contra el fraude 

La gestión contra el fraude se estructura en las siguientes líneas. 

• Los documentos de conocimiento de contraparte cargados por lossolicitantes son validados por el  responsable de control. 
• Las transacciones de los clientes son aprobadas individualmente. 
• Los gastos de la empresa son aprobados previamente por la administración de PRACTYCO. • Las órdenes de compra son aprobadas previamente individualmente. 

Adicionalmente, PRACTYCO realiza:

Control previo a la transacción: PRACTYCO utilizará personal, sistemas y procedimientos para identificar  y prevenir comportamientos fraudulentos y para identificar anomalías relacionadas con el volumen, el  tamaño medio de las transacciones y la actividad excesiva de revocación o rechazo que puedan indicar  que se están produciendo dichos comportamientos. Al analizar el fraude en sus fases más tempranas,  PRACTYCO puede ayudar a prevenir la actividad antes que se completen las transacciones. 

Control posterior a la transacción. En caso de que se identifique una actividad fraudulenta después que  se hayan procesado las transacciones, es responsabilidad de PRACTYCO seguir procedimientos que no  sólo minimicen el riesgo para la Empresa,sino también para otrasinstitucionesfinancieras. Esta actividad  incluye, pero no se limita a, retrasar los depósitos, retrasar las retiradas, anular las transacciones y  cancelar la cuenta del cliente. 

A continuación, se enumeran algunas de las señales de alarma que las personas pertinentes pueden  considerar un comportamiento sospechoso: 

• Una persona competente realiza consultas sobre procedimientos o sistemas informáticos  incoherentes o no relacionados con sus responsabilidades. 
• El escaso compromiso de una persona relevante con el gobierno corporativo de la empresa. • Una persona relevante vive por encima de sus posibilidades. 
• Una persona relevante presenta declaraciones de gastos incoherentes y/o poco razonables. • Una persona relevante reúne propiedad intelectual con el fin de defraudar al empresario. 

8.6. Gestión contra el soborno y la corrupción 

La empresa adopta y fomenta una cultura de cumplimiento madura que motiva el comportamiento  correcto y ético de las personas relevantes, lo que refuerza la marca, la reputación y la cultura de  cumplimiento de la empresa. 

8.7. Gestión contra el conflicto de intereses 

Se entiende como conflicto de interés a: La situación en que se coloca un Director o empleado de la  Compañía, en el momento previo a la toma de una decisión en ejercicio de sus funciones, frente a  cualquier persona natural o jurídica, respecto de la cual existen vínculos tales como parentesco,  contenido económico, o de relación, que podrían afectarle la objetividad e imparcialidad indispensables  para la adecuada toma de la decisión respectiva. 

Para mitigar el riesgo de conflicto de intereses.

• El Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea obligatorio) se abstendrá de participar  en decisiones o actividades que implique la vinculación de Clientes, Socios, Proveedores, Contratistas  o Colaboradores, cuando se trate de familiares o intereses personales en algún negocio o proyecto  con PRACTYCOINS S.A.S. Lo anterior, cuando exista Oficial de Cumplimiento (en caso de que el  SAGRILAFT sea obligatorio). 
• De ser necesario al versen impedidostanto el Representante Legal y Oficial de Cumplimiento (en caso  de que el SAGRILAFT sea obligatorio) se deberá escalar la situación a la Junta Directiva o de Socios. Y  Serán los miembros de Junta Directiva o Junta de Socios quienes den las indicaciones y/o  aprobaciones correspondientes. 

8.8. Auditoría y cumplimiento del Sagrilaft 

Con el fin que en PRACTYCOINS S.A.S. haya una persona responsable de la auditoría y verificación del  cumplimiento del SAGRILAFT, la Alta Gerencia designará un encargado de TI en cuanto a gestión de  riesgos. 

Para evitar la suspensión de actividades, la Compañía deberá evaluar y, si es del caso, realizar la  designación de un encargado suplente. Las funciones de la auditoría son: 

8.8.1. La revisión de la efectividad y cumplimiento del SAGRILAFT. 

8.8.2. Reporte de resultados al Representante Legal, al Oficial de Cumplimiento y Alta Gerencia o al  máximo órgano social de la Entidad. 

La Compañía, su Representante Legal y la Alta Gerencia, deberán disponer de las medidas operativas,  económicas, físicas, tecnológicas y de recursos, que sean necesarios para la puesta en marcha del  SAGRILAFT y el desarrollo adecuado de las labores de auditoría y cumplimiento de este. 

8.9. Políticas 

La Compañía, sus accionistas, administradores y empleados deberán adoptar de forma permanente las  siguientes normas de conducta: 

8.9.1. Conocer, entender y aplicar la totalidad de las normas que rigen el control y prevención de  actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM que le son aplicables a la Compañía y mantenerse  actualizados frente a los cambios que sufran estas disposiciones. 

8.9.2. Cumplir estrictamente las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual. 

8.9.3. Acudir oportunamente a las capacitaciones que se programen y participar activamente en las  mismas. 

8.9.4. Abstenerse de realizar operaciones, contratos o negocios para PRACTYCOINS S.A.S. con personas  que no hayan sido adecuadamente identificadas o vinculadas, ni se les haya aplicado

satisfactoriamente la totalidad de los procedimientos establecidos para el efecto o se encuentren  reportadas en Listas Vinculantes. 

8.9.5. Guardar total reserva de los reportes que se realicen a las diversas autoridades y de las gestiones  que se adelanten en materia de prevención y control de actividades de LA/FT/FPADM. 

8.9.6. Informar al Encargado de Gestión de Riesgos del área TI, de forma inmediata, cualquier actividad,  operación o hecho que pueda ser catalogado una Operación Inusual u Operación Sospechosa  frente al actuar de alguno de los clientes, proveedores o personas vinculadas a PRACTYCOINS  S.A.S. 

8.9.7. Abstenerse de anteponer las metas comerciales a la aplicación debida de los controles y  procedimientos establecidos en este Manual. 

8.9.8. Promover la adopción de correctivos al modelo de prevención y control LA/FT/FPADM cuando a  ello haya lugar. 

8.9.9. No realizar ningún negocio jurídico con personas jurídicas cuando alguna de las siguientes  personas naturales aparezca registrada en Listas Vinculantes: 

8.9.9.1. Representantes Legales 

8.9.9.2. Miembros de Alta Gerencia 

8.9.9.3. Socios, accionistas o asociados con una participación superior al 5% en el capital  social. 

8.9.10. En relación con los negocios jurídicos llevados a cabo por el proceso de Gestión Financiera  (Tesorería), y en la medida que ello sea aplicable por la Compañía,sólo se llevaran a cabo negocios  jurídicos con entidades financieras o del exterior debidamente constituidas y supervisadas por el  órgano de control correspondiente que sean de reconocida trayectoria y que tengan  implementadas estrategias de prevención y control de LA/FT/FPADM. 

8.9.11. En relación con los negocios jurídicos llevados a cabo por el proceso de Gestión Financiera  (Tesorería), y en la medida que ello sea aplicable por la Compañía, no se tendrán relaciones  comerciales o de negocios con las siguientes entidades: 

8.9.11.1. Entidades consideradas como “bancos pantalla”. 

8.9.11.2. Entidades que se encuentren localizadas en centros financieros extraterritoriales  (“Offshore Financial Centers” –OFC-), salvo que pertenezcan a un grupo financiero de  reconocida trayectoria internacional que se encuentre vigilada por el ente de control de  su país de origen, que cuenta con una adecuada estrategia de prevención y control del  LA/FT/FPADM y que se encuentre sujeta a supervisión por la autoridad del país que  regule el Grupo Financiero o la casa matriz del mismo. 

8.9.11.3. Entidades ubicadas en países no cooperantes según parámetros del GAFI. 8.9.11.4. Entidades localizadas en países sujetos a las sanciones de la OFAC incluyendo  estados que patrocinan el terrorismo. 

En toda operación celebrada con un cliente deberá propenderse por verificar que éste sea su Beneficiario  Final. Cada vez que PRACTYCOINS S.A.S. desarrolle un nuevo tipo producto, línea de negocio, canal de

distribución o haga presencia en nuevas jurisdicciones y esto afecte los factores de riesgos, se hará  necesaria una revisión de lasimplicaciones que esto conlleve en materia de LA/FT/FPADM y que la misma  quede debidamente documentada de manera previa al inicio de la nueva actividad. 

No se podrán realizar actividades, negocios o contratossin que exista el respectivo soporte, debidamente  fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Todo documento que acredite  transacciones, negocios o contratos de la Compañía además de constituir el soporte de la negociación y  del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan  adelantar las autoridades competentes. 

8.9.12. Colaborar en todos los casos con las autoridades de control y sancionatorias, como la UIAF, DIAN,  Superintendencia de Sociedades, entre otros. 

8.9.13. No intervenir en actos simulados, ni en operaciones fraudulentas o en cualquier otra que tienda  a ocultar, distorsionar o manipular la información de la Compañía en perjuicio de ella. 

8.9.14. Los empleados se abstendrán en todo momento de informar a través de cualquier modalidad a  un cliente o proveedor sobre análisis, investigaciones de Operaciones Inusuales o reportes de  Operaciones Inusuales o Sospechosas que realice la Compañía. 

8.9.15. Para prevenir el Riesgo de LA/FT/FPADM, el proceso de Gestión Financiera de PRACTYCOINS S.A.S.  ha establecido controles y procedimientos en los negocios con sus Contrapartes en el documento  Reglamento para el manejo de dinero en efectivo. La Compañía deberá diseñar y establecer  medidas y controles que impidan la realización de operaciones que no se ajusten a la ley o a las  políticas de prevención fijadas por su Alta Gerencia. La intermediación que presta PRACTYCOINS 

S.A.S. a través de la plataforma para el envío y recepción de USDC en la compra, transferencia y/o  venta de de activos intangibles se encontrará en plena vigencia con las funcionalidades que  permitan prevenir el Lavado de activos según las políticas GAFI, normatividad nacional y políticas  adicionales establecidas en el presente documento 

8.10. Medidas de prevención y control del riesgo LA/FT/FPADM 

8.10.1. Consulta en listas vinculantes 

PRACTYCOINS S.A.S. está protegida contra la participación en el blanqueo de capitales y la financiación  del terrorismo mediante la selección de todos los clientes (incluidos los controladores y los beneficiarios  efectivos), incluida la selección de sanciones. La empresa también tiene la obligación general de disponer  de información adecuada y actualizada sobre la propiedad efectiva de los clientes y realiza  comprobaciones periódicas de los clientes y su actividad. Laslistas de vigilancia contra el lavado de dinero  (AML)son listas emitidas por organismos nacionales e internacionales como el FBI, Interpol y las Naciones  Unidas que contienen nombres de personas y empresas que han participado en actividades delictivas.  Estas instituciones suelen actualizar las listas de vigilancia con la información más reciente que han  obtenido. 

Teniendo en cuenta lo anterior, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de  Colombia, relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de  fondos u otros Activos, prohibición de viajar y embargo de armas, de personas y entidades designadas

por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas,relacionadas con el FT, en consonancia con el artículo  20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones GAFI No. 6 y 7, PRACTYCOINS S.A.S. consulta  permanentemente las Listas Vinculantes las siguientes listas: 

Sanctions 

La lista de sanciones proviene de las siguientes instituciones: 

– AU Gov Dept of Foreign Trade and Affairs 

– Banco Interamericano de Desarrollo 

– GB Consolidated List of Targets 

– HM Treasury Sanctions List – People 

– Personas de Interes 

– Swiss SECO Sanctions 

– UK Bank of England Sanctions list 

– UN Consolidated Sanctions 

– US Bureau of Industry and Security US Denied Persons 

– US OFAC 

PEPs 

– CIA World Leaders 

– CoE Parliamentary Assembly 

– EU Members of Parliament 

Most Wanted 

– US DEA Most Wanted 

– US FBI Most Wanted 

– INTERPOL Red Notices 

– UK Most Wanted 

– US Marshalls Service 

En el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, Activo, Producto, fondo o derecho de  titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en  estas Listas Vinculantes, el ENCARGADO en coordinación con el Representante Legal, de manera  inmediata, deberá reportarse internamente. 

8.10.2. Procedimiento de debida diligencia 

Para el funcionamiento razonable y eficientre de las políticas de prevención de LA/FT/FPADM de  PRACTYCOINS S.A.S., la Compañía deberá siempre adoptar Medidas Razonables de Debida Diligencia de  la Contraparte, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad del mismo. Para tal efecto, adopta las  siguientes medidas mínimas conforme a la materialidad: 

8.10.2.1. Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o  información confiable, de fuentes independientes. 

8.10.2.2. Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para  verificar su identidad.

8.10.2.3. Tratándose de Personas Jurídicas, se deben tomar Medidas Razonables para conocer la  estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los  Beneficiarios Finales. 

8.10.2.4. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o  complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de  los asociados o accionistas mayoritarios. 

8.10.2.5. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter  que se pretende dar a la relación comercial. 

8.10.2.6. Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las  transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que  se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Compañía sobre la Contraparte, su  actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de losfondos. 

8.10.2.7. El monitoreo y actualización del proceso de Debida Diligencia deberá ser mínimo una vez  cada dos (2) años o cada vez que aparezca necesario conforme a los cambios de las condiciones  jurídicas y reputacionales de la Contraparte, y no sólo en el momento de su vinculación. 

Previo al inicio de la relación contractual o legal, se debe haber cumplido con los procedimientos de  Debida Diligencia, adjuntando para tal efecto los soportes exigidos o requeridos. Dado el caso en que no  pueda llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, se evaluará la pertinencia de terminar la  relación legal o contractual, así como también la procedencia de realizar un ROS. 

1. Conocimiento de los clientes: 

Este mecanismo de control se encuentra orientado a la selección y conocimiento de los clientes de la  Compañía, ya sean estos habituales u ocasionales, para identificarlos y conocer sus actividades  económicas en aras de establecer la coherencia entre éstas y las operaciones que realizan con la  Compañía. 

En ese sentido, es necesario indagar acerca de los datos personales, comerciales y financieros relevantes  que le permitan a la Compañía establecer quién es, qué hace y a qué se dedica en realidad el cliente. 

Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse. El proceso de conocimiento del  cliente deberá permitir identificar su perfil, comparar las características de las transacciones que realiza  con las de su actividad económica y suministrar elementos de juicio que faciliten catalogar una operación  como Operación Inusual u Operación Sospechosa. 

Antes de iniciar relaciones comerciales con cualquier cliente, la Compañía, deberá conocerlo de forma  eficiente y eficaz. Para este efecto,se tendrá establecido en el FORMATO DE VINCULACIÓN DE PERSONA  NATURAL Y PERSONA JURÍDICA, se verificará la información plasmada en el mismo y se corroborará con  los soportes que se adjunten y demás información con la que cuente la Compañía. Los formularios de  vinculación deberán estar debidamente diligenciados, por lo que no deben presentar tachones,  modificaciones, alteraciones, ni espacios en blanco. En todo caso, se tendrán como requisitos  indispensables para el conocimiento del cliente, por lo menos los siguientes:

– Indagar por cualquier medio legal el origen de los recursos del cliente. 

– Verificar la identidad del cliente. 

– Verificar y confirmar los datos de contacto y la actividad económica del cliente. – Solicitar cualquier documentación adicional que se considere pertinente. 

1. Conocimiento de persona natural: 

Para el análisis de las operaciones con los clientes que son personas naturales, la Compañía debe  construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta base  de datos debe contener, como mínimo: 

– Nombre y apellidos completos 

– número de identificación, NIT, registro civil de nacimiento, cédula ciudadana y  tarjeta de identidad, número de identificación, etc. 

– Lugar y fecha de nacimiento 

– Dirección, correo electrónico, t teléfono de residencia y/o celular 

– Ocupación, oficio o profesión. 

– Descripción de actividad. 

– Declaración de origen de fondos. 

– Ingresos y egresos mensuales. 

– Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo. 

– Fecha de diligenciamiento. 

1. Conocimiento de las personas jurídicas: 

Para el análisis de las operaciones con los clientes que son personas jurídicas, la Compañía debe  construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta  base de datos debe contener, como mínimo:

1. Conocimiento de contratistas o proveedores: 

La Compañía debe establecer medidas para el conocimiento de los proveedores que tengan previsto como mínimo establecer: 

– Si los productos provienen o no de actividades legales; 

– Si han sido o no debidamente nacionalizados; 

– Si son producto del contrabando; 

– Si son elementos de ventas restringidas. En caso de serlo, deben contar con las debidas autorizaciones o licencias; y 

– Verificar que el precio del bien o servicio que ofrece el proveedor no sea  notablemente inferior al de mercado. 

Así mismo, para el análisis de las operaciones con los proveedores, la Compañía debe construir una base  de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta base de datos debe  contener, como mínimo: 

– Nombre 

– Identificación 

– Domicilio 

– Beneficiario Final 

– Nombre del representante legal 

– Nombre de la persona de contacto 

– Cargo que desempeña 

– Fecha del proceso de conocimiento o monitoreo. 

Finalmente, la Compañía debe solicitarles a sus proveedores de bienes y/o de servicios, una certificación  acerca del cumplimiento cabal de toda la normatividad de prevención contra el LA/FT/FPADM, en  especial, para aquellos proveedores y clientes que estén obligados a cumplir con dicha normatividad.

Para tal efecto, la Compañía ha definido obtener una declaración sobre el origen de los recursos del  proveedor, para lo cual solicita el diligenciamiento del Formato de Certificación de Cumplimiento de  Normatividad de Prevención contra el LA/FT/FPADM. 

Lo señalado en este literal no se aplicará a aquellas compras realizadas por caja menor, la cual deberá  estar reglamentada en cuanto a su uso y montos. 

1. Conocimiento de accionistas: 

Antes de la vinculación de nuevos accionistas a la Compañía, se debe cumplir también un proceso de  Debida Diligencia dirigido, en particular, a conocer el Beneficiario Final de la inversión y a conocer el  origen de los fondos del nuevo inversionista. 

Igualmente se deberá cruzar con los registros de las Listas Vinculantes el nombre de los nuevos  accionistas, y, en caso de ser personas jurídicas, los accionistas de éstos que posean más del cinco por  ciento (5%) del capital social. 

1. Conocimiento de empleados y administradores: 

La Compañía debe verificar, como mínimo, los antecedentes de sus empleados y administradores tanto  vinculados como por vincular y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Cuando se  detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la Compañía, se debe analizar  tal conducta con el fin de tomar las medidas pertinentes. 

1. Conocimiento de PEP: 

En el proceso de vinculación de las personas naturales por trámite ordinario, se validará si tiene la  condición de PEP clasificándolo en el atributo que corresponda, es decir: 

1. Si es una persona expuesta políticamente. 
2. Si es representante legal de una Organización internacional. 
3. Goza de reconocimiento público (criterios definidos por reglas del negocio, actividades públicas  nacionales e internacionales más expuestas al riesgo LA/FT). Definidas por el Oficial de  Cumplimiento de acuerdo con la maduración del negocio. 

Culminada la validación anterior se determinará del PEP, solo en los casos de alertamiento en el modelo Debida Diligencia Ampliada (en adelante “DDA”), lo siguiente: 

1. Cargo que ocupa/ocupó, fecha de nacimiento, fecha de remoción. 
2. Declaro sí o no pertenecer a la organización . 3. Declaro sí o no estar relacionado con la actividad . 

El sistema traería el nombre de la actividad según el criterio definido. 

Cuando se trate de una persona jurídica,será necesario conocer de esta quien actúe como administrador,  es decir: 

Declaro sí o no ser: representante legal , liquidador , el factor , miembro de junta o consejo directivos.

Para la identificación dentro del mismo requisito de las PEP los grados de consanguinidad, se  determinarán de la siguiente manera: 

Declaró sí o no tengo un vínculo familiar con una PEP como: cónyuge , compañero (a) permanente , abuelo (a) , nieto (a) , hermano (a) , abuelo (a) del cónyuge , nieto (a) del cónyuge , cuñada , adoptante ,  adoptivo . 

8.10.3. Procedimiento de debida diligencia intensificada 

El proceso de Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y su  Beneficiario Final, así como del origen de los Activos que se reciben, que incluye actividades adicionales  a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia. Estos procedimientos son aplicados por PRACTYCOINS S.A.S.  en los siguientes casos para a aquellas Contrapartes y sus Beneficiarios Finales que: 

– La Compañía considera que representan un mayor riesgo de acuerdo con la  segmentación de sus factores de riesgo. 

– Sean identificadas como PEP; y 

– Se encuentren ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo.  Para ello, la Compañía revisa permanentemente los países de mayor riesgo  contenidos en los listados de GAFI de países no cooperantes y jurisdicciones de  alto riesgo. 

Además de las medidas comunes del procedimiento de conocimiento de la Contraparte, la Compañía en  el proceso de Debida Diligencia Intensificada debe: 

– Obtener la aprobación del Representante Legal para la vinculación o para  continuar con la relación contractual; 

– Adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos; y 

– Realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación contractual. 

1. Conocimiento de personas Políticamente Expuestas (PEPs). 

Respecto de los procesos para el conocimiento de PEP, estos implican una Debida Diligencia  Intensificada, pues deben ser más estrictos y exigir mayores controles. El formulario de vinculación, la  documentación soporte solicitada en el procedimiento de conocimiento de la Contraparte, así como el  uso de herramientas tecnológicas especializadas, son el mecanismo que permite identificar que una  contraparte o su Beneficiario Final detentan la calidad de PEP. 

La Debida Diligencia Intensificada a los PEP se extenderán a (i) los cónyuges o compañeros permanentes  del PEP; (ii) los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y  primero civil; (iii) los asociados de un PEP, cuando el PEP sea socio de, o esté asociado a, una persona  jurídica y, además, sea propietario directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la  persona jurídica, o ejerza el control de la persona jurídica, en los términos del artículo 261 del Código de  Comercio.

1. Persona expuesta políticamente 

Las personas expuestas políticamente (“PEP”) a las cuales se les han encomendado un cargo público  prominente, sus familiares directos y socios cercanos. Presentan un riesgo mayor de delitos financieros,  como corrupción y sobornos, debido a que tienen acceso a los procesos de toma de decisiones públicas  (incluso a la financiación y adjudicación de contratos) o influencia sobre estos. El riesgo de utilizar dinero  que sea producto de la corrupción o de participar en un acuerdo que esté diseñado para facilitar la  corrupción generalmente es mayor cuando hay una PEP involucrada. Cuando la PEP también tiene  conexiones con países o sectores empresariales donde la corrupción es generalizada, el riesgo aumenta  aún más. Debido a su exposición inherente al riesgo, las entidades y los acuerdos que tienen una PEP o  asociaciones con PEP (independientemente quesean de menor o mayor medida) siempre deben  investigarse minuciosamente antes del inicio de la relación comercial. Se les debe aplicar una diligencia  debida reforzada y, luego, se les debe supervisar e inspeccionar permanentemente con un control  reforzado. Por ejemplo, se puede obtener y corroborar de forma continua la información sobre el origen  de la riqueza y el origen de los fondos. 

Dentro de estas se encuentran: 

PEP extranjeras: individuos que tienen o a los cuales se les ha asignado un cargo público prominente en  un país extranjero. Por ejemplo, jefes de estado o de gobierno, políticos importantes, altos funcionarios  militares, judiciales o gubernamentales, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios de partidos  políticos importantes. 

PEP nacionales: individuos que tienen o a los cuales se le ha asignado un cargo público prominente a  nivel nacional. Por ejemplo, jefes de estado o de gobierno, políticos importantes, altos funcionarios  militares, judiciales o gubernamentales, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios de partidos  políticos importantes. 

PEP de organizaciones internacionales: personas que tienen o a las cuales se les ha asignado un cargo  prominente en una organización internacional. Hace referencia a miembros de la alta dirección o  individuos a los cuales se les ha confiado cargos equivalentes, es decir, directores, subdirectores y  miembros del directorio o cargos equivalentes. 

PRACTYCOINS S.A.S. consideró su nivel de aceptación de riesgo y, dado el nivel inherentemente superior  de riesgo de anonimato y la capacidad de usar a terceros para las transacciones sin que tengan una  asociación directa, tomó las siguientes decisiones en cuanto a su política: 

– PRACTYCOINS S.A.S. solo aceptará caso por caso la solicitud de operar proveniente  de cualquier persona, sus socios cercanos o familiares, que se considere que son  PEP; 

– cualquier cliente individual que sea identificado como PEP a lo largo de una  relación comercial pasará automáticamente a tener su cuenta marcada como  cuenta de alto riesgo, cumplimiento revisará su perfil y sus transacciones y,  además, el caso se elevará al MLRO; 

– si se presenta un Informe de actividad sospechosa (SAR) en relación con una PEP  identificada a lo largo de la relación comercial, se debe obtener el consentimiento  del MLRO antes que se inicie la desactivación del cliente y se devuelvan susfondos.

8.11. Documentación 

Todos los documentos y registros que forman parte del SAGRILAFT de PRACTYCOINS S.A.S. en su  implementación y ejecución son guardados de forma que se garantice su integridad, oportunidad,  confiabilidad, reserva y disponibilidad. En este orden de ideas, deberá contar con los siguientes  requisitos: 

1. Respaldo: los documentos deberán conservarse por un período no menor de diez (10) años desde  la fecha del respectivo asiento. Vencido este lapso, pueden ser destruidos siempre que, por  cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta. 
2. Seguridad Permanente: La documentación deberá protegerse y se garantizará que sólo sea  consultada por quienes estén expresamente autorizados, a través de medidas como, por ejemplo,  las que se señalan a continuación: 
3. Disponer de antivirus y antispyware en los equipos utilizados para el manejo de la  información. 
4. Disponer de mecanismos de seguridad de conexión a internet. 

iii. Disponer de cortafuegos de software en los equipos de cómputo en los cuales se  maneja la información. 

1. Realizar copias de seguridad de la información. 
2. Controlar el acceso físico a los equipos de cómputo y archivosfísicos que contienen  la información. 
3. Oportunidad: Una vez sea solicitada por una persona autorizada, la documentación deberá ser  suministrada en términos razonables. 
4. Integridad: Todos y cada uno de los documentos que formen parte del manual deberán ser  guardados en la forma aquí descrita, dentro de éstos, los Informes presentados al Representante  Legal, y a la Alta Gerencia, los Informes de los Órganos de Control, los reportes a la UIAF, los  reportes de Operaciones Sospechosas, Inusuales y en efectivo. 

El Oficial de Cumplimiento será el encargado que la documentación del SAGRILAFT sea tratada y  conservada en los términos aquí plasmados y, por lo tanto, deberá disponer lo necesario para que las  características señaladas se mantengan permanentemente. 

La información suministrada por la Contraparte, como parte del proceso de Debida Diligencia y Debida  Diligencia Intensificada, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente  documentadas con fecha y hora, a fin de que se pueda acreditar la debida y oportuna diligencia por parte  de la Compañía. 

El desarrollo e implementación del SAGRILAFT por parte de la Compañía ha considerado las disposiciones  legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de  2012, y demás normas aplicables. Asimismo, los soportes deberán conservarse de acuerdo con lo previsto  en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya. 

8.12. Estructura Organizacional 

Como primera medida, es importante destacar que la Compañía, sus administradores, accionistas,  directivos, empleados y Órganos de Control deben primar, ante cualquier otro deber, el deber de  colaborar con las autoridades, no solo atendiendo los requerimientos de las mismas, sino auxiliándolas

y cooperando en la lucha contra los delitos del LA/FT/FPADM. Por otro lado, será obligación de todos  estos acatar sin reparo las disposiciones contenidas en este Manual y dar estricto cumplimiento a las  políticas y reglas de conducta en el mismo. 

PRACTYCOINS S.A.S. contará con la siguiente estructura organizacional para el desarrollo de las  actividades propias del Modelo de Autocontrol y Gestión de LA/FT/FPADM. 

8.12.1. Representante legal 

Serán funciones del Representante Legal las siguientes: 

– Presentar con el Encargada, para aprobación de la Alta Gerencia, la propuesta del  SAGRILAFT y sus actualizaciones, así como su respectivo manual de  procedimientos. 

– Estudiar los resultados de la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM y establecer los  planes de acción que correspondan. 

– Asignar de manera eficiente los recursos técnicos y humanos, determinados por la  Alta Gerencia, necesarios para implementar el SAGRILAFT. 

– Verificar que el Oficial de Cumplimiento cuente con la disponibilidad y capacidad  necesaria para desarrollar sus funciones. 

– Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento en el  diseño, dirección, supervisión y monitoreo del SAGRILAFT. 

– Presentar a la Alta Gerencia, los reportes, solicitudes y alertas que considere que  deban sertratados por dichos órganos y que estén relacionados con el SAGRILAFT. – Asegurarse que las actividades que resulten del desarrollo del SAGRILAFT se  encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la  información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad,  cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad. 

– Certificar el cumplimiento de lo previsto en el presente Manual en conjunto con  el Encargado. 

– Verificar que los procedimientos del SAGRILAFT desarrollen la Política  LA/FT/FPADM adoptada por la Alta Gerencia. En los casos en que no exista una  Alta Gerencia, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función  de Encargado, para la designación por parte del máximo órgano social.” 

– Atender los requerimientos de información de los órganos de control y vigilancia  en materia de LA/FT/PADM en lo pertinente. 

8.12.2. Alta gerencia 

La Alta Gerencia será responsable de la puesta en marcha y efectividad del SAGRILAFT. Para ello, deberá  disponer de la estructura organizacional que asegure el logro efectivo de estos propósitos. Serán  funciones de la Alta Gerencia las siguientes: 

– Establecer y aprobar una Política LA/FT/FPADM. 

– Aprobar el SAGRILAFT y sus actualizaciones, presentadas por el Representante  Legal y el Encargado de la Política. 

– Aprobar el manual de procedimientos SAGRILAFT y sus actualizaciones. 

– Seleccionar y designar al Encargado de la Política.

– Analizar oportunamente los informes sobre el funcionamiento del SAGRILAFT,  sobre las propuestas de correctivos y actualizaciones que presente el Encargado  

de la Política, y tomar decisionesrespecto de la totalidad de lostemas allí tratados.  

Esto deberá constar en las actas del órgano correspondiente. 

– Analizar oportunamente los reportes y solicitudes presentados por el  Representante Legal. 

– Pronunciarse sobre los informes presentados por los Órganos de Control, que  tengan relación con la implementación y el funcionamiento del SAGRILAFT, y hacer  

el seguimiento a las observaciones o recomendaciones incluidas. Ese seguimiento  

y sus avances periódicos deberán estar señalados en las actas correspondientes. 

– Ordenar y garantizar los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios para  implementar y mantener en funcionamiento el SAGRILAFT, según los  

requerimientos que para el efecto realice el Oficial de Cumplimiento. 

– Establecer los criterios para aprobar la vinculación de Contraparte cuando sea una  PEP. Verificar que el Encargado cuente con la disponibilidad y capacidad necesaria  

para desarrollar sus funciones. 

– Constatar que la Compañía, el Encargado y el Representante Legal desarrollan las  actividades designadas en el presente Manual. 

– Establecer pautas y determinar los responsables de realizar auditorías sobre el  cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT en caso que así lo determine. 

8.13. Infraestructura tecnológica 

PRACTYCOINS S.A.S. contará con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada  administración del modelo de prevención de LA/FT/FPADM, de forma que le permita, como mínimo, identificar  aquellos terceros que se encuentran incorporadas en Listas Vinculantes, y poner en marcha las demás  disposiciones del presente Manual. 

8.14. Recopilación de información 

PRACTYCOINS S.A.S. usa una matriz de riesgo y un formulario de vinculación interna para una evaluación  del riesgo del cliente, el riesgo del servicio o producto, el riesgo de la interfaz y el riesgo geográfico para  valorar y mitigar los riesgos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 

Se impone que el proceso de diligencia debida del cliente (“CDD”) se base en el nivel de riesgo  determinado por la matriz de riesgo interna y conforme a las exigencias establecidas en este Manual Para  la identificación se obtienen los datos personales y otra información pertinente en relación con esa  persona según el nivel de riesgo. Cuando el cliente sea una persona física,su identidad debe establecerse  y verificarse, según su nivel de riesgo, los clientes atraviesan un proceso de Debida Diligencia que  involucra verificaciones de fuentes externas. Este procedimiento se realiza una única vez para la  aplicación de Practyco. 

Cuando el cliente (independientemente que sea una persona física o una entidad jurídica) actúa en  nombre de un tercero directa o indirectamente, debe establecerse y verificarse la identidad de ese  tercero. Este procedimiento debería aplicarse de la misma forma a todos los solicitantes. Siempre y  cuando la información anterior se pueda obtener por otros medios, no es obligatorio obtener copias de  los documentos personales a los fines de identificar a una persona física.

8.15. Contenido de los informes de las distintas dependencias 

Los informes que deban presentar el representante legal, el encargado o los Órganos Control de las  Dependencias, deberán dar cuenta de los resultados, análisis, evaluaciones y correctivos en la  implementación, gestión, avance, cumplimiento, dificultades y efectividad alcanzados mediante el  SAGRILAFT. 

8.16. Metodología para la identificación de Operaciones Inusuales y Sospechosas 

Es importante recordar que la identificación de una Operación Sospechosa o Inusual deviene de una  evaluación, conforme a las razones objetivas establecidas por la Compañía, de una operación con la  información acerca de los clientes o usuarios de esta y de los mercados en donde ocurre la operación. En  otras palabras, las Operaciones Inusuales o Sospechosas son aquellas que, por sus características  particulares, y conforme al sano criterio de la Compañía, pueden conducir razonablemente a sospechar  que se están usando para ocultar, transferir, inventar o asegurar recursos provenientes de actividades  ilícitas. 

En ese orden de ideas,se encuentra que el reporte de Operaciones Sospechosas no responde a un listado  de operaciones o circunstancias taxativas a partir de las cuales se determina el carácter inusual o  sospechoso de una operación, sino deviene de una evaluación que los empleados de la Compañía realizan  a partir de los criterios y la metodología acogida por la Compañía para identificar este tipo de  operaciones. 

Sobre el particular, es necesario recordar que según lo indicado por la UIAF el reporte de Operaciones  Sospechosas consiste en un proceso de argumentación que debe absolver mínimo los siguientes puntos: a. la existencia de la operación, 

1. el carácter inusual o sospechoso de la misma, y 
2. la ausencia de una justificación clara de la inusualidad. 

En ese sentido, si bien la Compañía ha determinado ciertas operaciones que por sus características se  consideran por fuera de lo común y que se han establecido algunas conductas que se consideran en el  Listado de Señales de Alerta, la definición especifica de si cierta operación puede ser considerada como  inusual o sospechosa o no deviene en últimas de la evaluación de los empleados de la Compañía, la cual  se deberá realizar según los criterios que a continuación se desarrollan: 

8.16.1. Objetividad. Los empleados encargados de determinar si una operación es inusual o sospechosa  abandonarán en la toma de la decisión, arbitrariedades o motivos personales y se basarán en los  criterios y metodologías establecidas en este documento. 

8.16.2. Evaluación continua. El estudio de una operación considerada como inusual o sospechosa no  siempre se manifiesta en un primer análisis, si no que puede ser resultado de una evaluación o  seguimiento que se hace de uno o varios meses. 

8.16.3. Señales de Alerta. El empleado deberá tener en cuenta a la hora de la evaluación de la operación  la caracterización y Señales de Alerta a las que se hizo referencia en este documento, las cuales  han sido definidas previamente por la Compañía a efectos de establecer el carácter inusual o  sospechoso de una operación.

8.16.4. Debida Diligencia. La presentación por sí sola de una operación clasificada como por fuera de lo  común o de una Señal de Alerta, no se constituye como un motivo automático para realizar el  reporte de una Operación Sospechosa. 

El ROS responde a un ejercicio diligente por parte de los empleados de la Compañía a través del cual se  realiza un análisis de las particulares condiciones y características del cliente, teniendo en cuenta los  siguientes elementos: 

• Operaciones realizadas usualmente por el cliente. 
• Comparación del promedio de operaciones mensuales con las realizadas en el mes actual por el  cliente. 
• Análisis de la actividad desarrollada por el cliente y su información financiera. • Entrevista personal o telefónica con el cliente que determine o aclare el origen de los fondos cuando la operación se encuentre fuera de los parámetros de normalidad (inusual). • Solicitud de información al cliente que soporte el origen de los recursos. 
• Evaluación de la información entregada por el cliente (coherencia y autenticidad). • Ausencia de una justificación clara de la inusualidad. 

Si al realizar el análisis anterior, el cliente no suministra causa, motivo o razón suficiente para justificar la  operación que se predica sospechosa se procederá al reporte de la misma, conforme a lo establecido en  el numeral siguiente del presente documento. La Compañía deberá establecer herramientas y  aplicativos, preferiblemente tecnológicos, que permitan identificar Operaciones Inusuales y Operaciones  Sospechosas. Mediante la consolidación de información, estas plataformas tecnológicas deben generar  indicadores y alertas a partir de los cuales se pueda inferir o advertir la existencia de situaciones que no  se ajusten a las pautas de normalidad establecidas por la Compañía para un sector, una industria o una  clase de Contraparte. 

8.17. Vigilancia por parte del personal 

El personal de PRACTYCOINS S.A.S. debe mantenerse alerta a cualquier transacción inusual o sospechosa  u otras actividades, por ejemplo: actividades o transacciones que están estructuradas para confundir a  los beneficiarios finales y al registro de auditoría; actividades que parezcan no ser compatibles con la  actividad histórica o esperada del cliente; actividades que podrían indicar actividad delictiva o  financiación del terrorismo; y transacciones inusualmente grandes o complejas. 

8.17.1. Pasos de la revisión y consideraciones orientativas

8.17.2. Pautassobre muestreo de transacciones para una revisión 

8.18. Exigencia de informar 

Las normas exigen que PRACTYCOINS S.A.S. y todos sus empleados presenten un 

informe de actividad sospechosa (“SAR”) cuando en el transcurso de la actividad de los servicios  financieros, tomen conocimiento, sospechen o tengan motivos razonables para sospechar que: 

• Otra persona participa en el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; o ● Determinada propiedad constituye o representa el producto de una conducta delictiva; o ● Determinada propiedad pertenece o podría pertenecer a terroristas.

Conocer incluye tener conocimiento en sí y también las circunstancias en las cualesse pueda inferir  elconocimiento a partir de los hechos. Por ejemplo, en circunstancias en las cuales la persona  hace caso omiso a lo obvio, se abstiene deliberadamente de realizar averiguaciones o hacer  preguntas con la justificación que no desea conocer los resultados de esas averiguaciones o  preguntas, o disuade deliberadamente a otra persona para que no divulgue esa información. 

Se podría considerar que la persona tenía conocimiento, incluso aunque no conociera la  naturaleza exacta de la actividad delictiva que hay detrás del blanqueo de capitales o, aunque no  supiera que losfondos en sí eran definitivamente aquellos provenientes del delito penal. No es  necesario comprobar la veracidad de la acusación o de la actividad delictiva. 

La sospecha puede producirse en cualquier momento durante la relación comercial con el cliente,  oincluso de forma totalmente externa a esta. Cuando al comienzo de la relación nueva, el cliente  no proporciona información adecuada para la diligencia debida, o documentación apropiada que  verifique la identidad, se debe considerar realizar un SAR. La pregunta de si es necesario emitir  un informe debe considerarse igualmente en caso de que se rechacen las transacciones y  operaciones intentadas. 

8.19. Resumen del procedimiento para empleados de PRACTYCOINS S.A.S. 

Si tiene una sospecha, se debe informar al área encargada. Esta información debe emitirse de buena fe y  tan pronto como sea factible después de recibir la información, u otra cuestión sobre la cual se base el  conocimiento o la sospecha que produzca motivos suficientes para la sospecha, en el curso de llevar a  cabo las actividades de los servicios financieros. 

La sospecha podría basarse en una transacción o actividad inexplicable que no se compatible con el  negocio, las actividades o el estilo de vida legítimos conocidos del cliente, o bien con las operaciones  normales para ese tipo de producto/servicio; o podría basarse en información proveniente de fuentes,  incluida la prensa, intermediarios o el cliente en sí. 

Una transacción o actividad que parece ser inusual no es necesariamente sospechosa, pero  probablemente sea fundamento para realizar mayores averiguaciones, lo cual podría, a su vez, requerir  la determinación de si es sospechosa o no. 

No divulgar el conocimiento o la sospecha, etc. de blanqueo de capitales a un funcionario asignado  constituye un delito penal. Si se infringen alguna de las exigencias legales o las políticas y procedimientos  que aplica PRACTYCOINS S.A.S., también podría ser objeto de acciones disciplinarias. Informar una  sospecha es una defensa que tiene en contra de la acusación.

persona, incluso sus colegas (excepto por el MLRO o la alta dirección). El MLRO o la  alta dirección lo mantendrán informado si hay algún cambio en cómo tratar las  transacciones de un cliente particulardebido a las actividades sospechadas. 

Si se presente un SAR ante las autoridades pertinentes o en virtud de cualquier  Orden de congelamiento correspondiente, se podría prohibir la transferencia de  cualquier activo que esté conectado con el SAR. Si se aplica una orden de este tipo,  el MLRO notificará a todo el personal necesario que no se pueden realizar  transferencias de activos. 

9. Conocimiento de la política y los procedimientos del Manual sobre AML y  capacitación 

Todos los empleados recibirán una capacitación introductoria dentro de los  primeros diez días laborales posteriores al inicio de la relación laboral con  PRACTYCO S.A.S. Para los empleados pertinentes, esto incluirá recibir acceso a una  copia de este Manual sobre AML/CFT dentro del plazo de los primeros diez días de  empleo. 

Se solicitará a estos empleados que reconozcan que recibieron y entienden el Manual  sobre AML/CFT y que tienen conocimiento de las obligaciones personal y la posible  responsabilidad penal que tienentanto ellos como la empresa. 

Todos los empleados pertinentes recibirán capacitación adicional de forma anual o  cuando sea necesario si se produce un cambio posterior en el rol del empleado. Se  podría aplicar una capacitación con más frecuencia a determinados empleados  según el riesgo. Se proporcionará capacitación básica a través de los recursos  internos de PRACTYCOINS S.A.S., donde el personal especializado recibirá  formación adicional brindada por fuentes externas contratadas ycursos externos  ad hoc, cuando corresponda. 

Con el objetivo de mantener la concientización de todoslos empleados pertinentes,  se entablarán iniciativas regulares en intervalos adecuados con información sobre  el tema para recordar a los empleados que deben mantenerse alertas. 

Algunos de lostemas que se cubrirán en la capacitación de AML/CFT son: ● losrequisitos para informar una sospecha; 

• la identidad del MLRO;
• las políticas y los procedimientosrelacionados con la AML/CFT; ● la aplicación de políticas y procedimientos de CDD basada en el riesgo; ● elreconocimiento de la actividad o lastransaccionesinusuales; ● lastendencias, vulnerabilidades y tipologías actualizadas; 
• los procedimientos de presentación de informes, que incluye el tema de no  alertar al cliente. 

10. Conservación de documentos del Sagrilaft 

Las actividades adoptadas por PRACTYCO, en desarrollo de la implementación y  ejecución del SAGRILAFT, deben reposar en documentos y registros que garanticen la  integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información. 

La información suministrada por la Contraparte, como parte del proceso de Debida  Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, así como el nombre de la persona que la  verificó, deben quedar debidamente documentadas con fecha y hora, a fin de que se  pueda acreditar la debida y oportuna diligencia por parte de PRACTYCO. De cualquier  forma, el desarrollo e implementación del SAGRILAFT por parte de PRACTYCO, deberá  respetar las disposiciones legales en materia de protección de datos personales  contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables. 

Asimismo, los soportes deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo  28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya. 

La documentación relacionada con el SAGRILAFT de PRACTYCO, deberá comprender  como mínimo:

10.1. Los documentos que soportan el diseño, desarrollo e implementación de las metodologías del SAGRILAFT. 

10.2. Los informes presentados al máximo órgano por parte del Encargado. 10.3. Los documentos mediante los cuales las autoridades requieren información y sus  respuestas. 

10.4. Los soportes de los análisis de operaciones inusuales y sospechosas. 10.5. Los soportes de los procesos disciplinarios  adelantados por eventuales incumplimientos del SAGRILAFT. 

10.6. Los planes y programas de capacitación desarrollados. 

10.7. Los certificados de los reportes internos y externos del SAGRILAFT. 10.8. Toda la documentación adicional que soporte de alguna forma la ejecución del  SAGRILAFT. 

11. Lineamientos sobre el almacenamiento de la documentación 

El Representante Legal de PRACTYCO, dispondrá de los métodos de conservación de la  información y documentación autorizados por las leyes vigentes, siguiendo para el efecto  los procedimientos establecidos en las disposiciones respectivas, incluyendo conservación  por medios electrónicos. 

12. Conservación y archivo de la documentación 

El archivo y custodia del Manual del SAGRILAFT y de los pronunciamientos de la Junta  Directiva sobre el SAGRILAFT, los informes trimestrales sobre el funcionamiento del  SAGRILAFT y los pronunciamientos de la Revisoría Fiscal, es responsabilidad del Encargado. 

También es responsable del archivo de los documentos y registros que evidencien la  operación efectiva del SAGRILAFT, relacionada con operaciones inusuales y reporte de  operaciones sospechosas (ROS), la cual archivará de manera centralizada y organizados  secuencial y cronológicamente. 

Ninguna persona diferente al Encargado tendrá acceso a las operaciones y la información  de las personas o individuos que hayan sido determinadas como inusuales y reportadas  como sospechosas a la UIAF; cuando la obligación rija. 

13. Archivo de la documentación e información de los clientes y proveedores

La documentación soporte de los clientes y proveedores, serán almacenados y custodiados  por el área o las personas que dispongan los reglamentos internos de cada proceso y  conforme a las herramientas que PRACTYCO, dispone para tal propósito; garantizando la  seguridad necesaria y el acceso restringido, procurando ante todo su conservación en el  tiempo y garantizando solo su acceso al Representante Legal, los Órganos de Control y el  Encargado. 

14. Archivo de la documentación relacionada con otros factores de riesgo y las otras  partes de interés 

La documentación relacionada con las demás partes de Interés con las cuales se desarrollan  actividades propias del objeto social de PRACTYCO deberá ser conservada y archivada con  las debidas seguridades y restricciones de acceso y teniendo en cuenta lo que establecen  los reglamentos internos para cada proceso. 

15. Tiempo de conservación de la documentación 

La documentación relacionada con el SAGRILAFT se conservará por un término de diez (10)  años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o  comprobante, conforme a lo señalado en el artículo 60 del Código de Comercio,  concordante con el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites) y los artículos 12 y  13 de la Ley 527 de 1999. Al cabo de este periodo, pueden ser destruidos, siempre que se  cumpla las siguientes disposiciones: 

15.1. Que no medie solicitud de entrega de estos formulada por autoridad competente. 15.2. Que se conserve en un medio técnico que garantice su posterior reproducción  exacta y la preservación de su valor probatorio. 

En los casos en que se niegue un producto o servicio a un cliente por reporte en listas  con información LAFT/PDM o por la detección de una operación sospechosa, no se  podrá indicar en documentos proferidos por PRACTYCO o revelar en comunicación  verbal, que la negación del producto o servicio corresponde a antecedentes  relacionados con LA/FT/FPAMD. 

16. Mantenimiento de registros 

PRACTYCO S.A.S. está comprometida a cumplir plenamente con todas las exigencias legales, reglamentarias y de otro tipo en relación con el

mantenimiento de registros.La recomendación 11 del Grupo de Acción Financiera  Internacional (GAFI) sobre mantenimiento de registros estipula lo siguiente: 

16.1. Se nos debe exigir que mantengamos, por un período de al menos cinco años, todos  los registrosnecesarios sobre las transacciones, tanto locales como internacionales,  para que podamos cumplir con rapidez con las peticiones de información solicitadas  por las autoridades competentes. Estos registros tienen que ser suficientes para  permitir la reconstrucción de transacciones individuales(incluso los montos y tipos de  moneda involucrada, de haber alguna)de manera tal que se ofrezca evidencia, de ser  necesario, para el enjuiciamiento de una actividad delictiva. 

16.2. Se nos debe exigir que mantengamos todos los registros obtenidos a través de  medidas de CDD (por ej., copias o registros de documentos oficiales de identificación  como pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducir o documentos similares),  expedientes decuentas y correspondencia comercial, incluidos los resultados de los  análisis que se hayan realizado (por ej., investigaciones preliminares para establecer  los antecedentes y el propósito de transacciones complejas, inusualmente grandes),  por un período de al menos cinco años luego de terminada la relación comercial o  después de la fecha de efectuada la transacción ocasional. 

16.3. Senos debe exigir, por ley, que mantengamos los registros sobre las transacciones y  la informaciónobtenida mediante las medidas de CDD. 

17. Reserva y Confidencialidad 

PRACTYCOINS, los miembros del Consejo de Administración u órgano equivalente, según  corresponda, administradores, representante, así como sus directores, funcionarios,  empleados, apoderados y factores, deberán guardar absoluta confidencialidad respecto de  la información, documentación, datos e imágenes relativos a los actos u operaciones  relacionados con las Actividades Vulnerables que realicen con sus Clientes y Usuarios 

Las personas sujetas a la obligación de confidencialidad antes señalada tendrán prohibido  alertar o avisar a:

17.1. Sus Clientes o Usuarios en relación con cualquier referencia que se haga sobre ellos  en los Avisos, o a cualquier tercero; 

17.2. Sus Clientes, Usuarios o cualquier tercero respecto de cualquiera de los  requerimientos de información, documentación, datos o imágenes previstos en la Ley  y en el Manual, y 

17.3. Sus Clientes, Usuarios o cualquier tercero sobre la existencia o presentación de  órdenes de aseguramiento realizadas por las autoridades competentes antes de su  ejecución. 

La información y explicación, por parte de quienes realicen las Actividades Vulnerables, a  sus Clientes o Usuarios sobre las obligaciones derivadas de la Ley u otras disposiciones que  emanen de ella, no implica violación de su deber de confidencialidad. 

La información y explicación, por parte de quienes realicen las Actividades Vulnerables, a  sus Clientes o Usuarios sobre las obligaciones derivadas de la Ley u otras disposiciones que  emanen de ella, no implica violación de su deber de confidencialidad. 

18. Sanciones. 

Se entenderá como falta grave el incumplimiento o inobservancia de las disposiciones  normativas o deeste Manual por parte de los accionistas, administradores, empleados y  demás terceros relacionados con PRACTYCOINS S.A.S. 

Ante el incumplimiento de las anteriores disposiciones, la Compañía tomará las medidas  correctivas tendientes a evitar situaciones similares futuras. Estas medidas contemplan  desde memorandos de advertencia laboral hasta el despido del empleado de acuerdo con  el Reglamento Interno de Trabajo o la terminación de la relación con el tercero. 

Todo lo anterior,sin perjuicio de las acciones penales correspondiente que se pueden llegar  a impulsarpor la Compañía en caso de detectarse una posible transgresión a las normas  sobre el LA/FT/FPADM contenidas en la normativa aplicable. 

PRACTYCOINS S.A.S. y/o sus administradores podrán ser objeto de sanciones  administrativas por el incumplimiento de las órdenes e instrucciones previstas en el  Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendenciade Sociedades, según  lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995,sin perjuicio delas acciones  que correspondan a otras autoridades. 

Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de estricto cumplimiento por parte  de todos los colaboradores de PRACTYCOINS S.A.S., por lo tanto, su violación o

incumplimiento se considerará una falta grave según lo dispuesto en el Manual Interno de  Trabajo. La imposición de la sanción se realizará de acuerdo con lo establecido en el Manual  Interno de Trabajo. 

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual y en el Marco  Jurídico señalado, darán lugar a la imposición de sanciones administrativas (v.gr. multas  sucesivas de hasta 200.000 SMMLV) a la Sociedad por parte de la Superintendencia de  Sociedades de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222  de 1995, sin perjuicio de las acciones que corresponden a otras autoridades 

El Código Penal Colombiano prevé las penas correspondientes a las conductas de Lavado de  Activos y Financiación del Terrorismo en sus artículos 323 y 345, por las cuales deberán  responder las personas involucradas en la violación del SAGRLAFT y los representantes  legales de la Sociedad y el Oficial de Cumplimiento (en caso de que el SAGRILAFT sea  obligatorio). El Código Penal también incluye en su Art. 441 la Omisión de Denuncia de  Particular, un delito que consiste en tener certeza y conocimiento de un delito y no  denunciarlo ante las autoridades competentes. Omisión de reporte. Incumplir con la  instrucción emanada de autoridad competente (Superintendencias-UIAF) sobre la  obligatoriedad del reporte de operaciones sospechosas. (Artículo 325 A del Código Penal). 

Se espera que el presente Manual se preserve en el tiempo, sin embargo, ante  modificaciones por cambios en la regulación o marco legal aplicable, cambios estructurales  que afecten a PRACTYCOINS S.A.S. o incidentes graves, la política debe ser revisada y/o  modificada y estos cambios aprobados por la Gerencia General de la Compañía. A saber, la  política tendrá revisiones de por lo menos una vez al año con el fin de identificar si ha  existido alguna alteración sobre las bases en la cual se ha construido. 

Esta Política será vigente a partir de 10 del mes de diciembre del año 2024.